Wir halten für den Bestandteil der Aufgabestellung unserer Klienten auch das Management des Belegumlaufs. Für unsere Klienten haben wir ein System entwickelt, das eine effektive und organisierte Steuerung der Rechnungsbelege in der Gesellschaft des Klienten ermöglicht. Die Steuerung der Dokumente läuft mittels des Systems e-synergy, das in der Hosting-Umgebung der Gesellschaft accace installiert ist.
Die Mitarbeiter des Klienten werden Zutritt in das Systems mittels des Browsers Internet Explorer (praktisch von jedem beliebigen Ort) oder vom mit Hilfe eines Terminal (nur aus ihren PC) haben. Das angebotene System garantiert ein hohes Maß an Sicherheit der abgespeicherten Daten (anspruchsvolle Kennwortbildung, chiffrierte Übertragung, regelmäßige Datensicherung).
Außer des Internetanschlusses und der Installierung der Sicherheitszertifikate erfordert das benutzte System keine weitere Installationen auf den Rechnern des Klienten.
Der gesamte Prozess des Belegumlauf läuft folgendermaßen:
- Der Rechnungsbeleg kommt vom Lieferanten oder entsteht im Sitz der Filiale.
- Die verantwortliche Person (es genügt auf dem Niveau einer administrativen Assistentin) kennzeichnet den Beleg auf die vorgeschriebene Weise, scanniert diesen und legt in den Ordner ab (die Regeln für die Arbeit mit den originalen Dokumenten werden wir für Sie ebenfalls erarbeiten).
- Das gescannte Dokument wird die verantwortliche Person in das „e-synergy“-System hinterlegen und den entsprechenden Genehmigungs-Workflow starten.
- Das Workflow bilden 4 Schritte, die wir für Sie genau definieren und Ihren internen Prozessen anpassen werden.
Das System „accace document management“ bringt Ihnen folgende Vorteile:
- einfacher Zutritt zu den Dokumenten (auch historisch), vor allem für Mitarbeiter, die viel reisen,
- on-line Reports, die den verantwortlichen Mitarbeitern es ermöglichen zu sehen, in welchem Zustand die Genehmigung der Dokumente ist, (wer welche Menge noch nicht genehmigt hat,
- E-Mail-Notifikation mit der Mitteilung, dass auf Sie ein Beleg auf die Genehmigung wartet,
- im System kann jederzeit nachhinein aufgesucht werden, wer, wann und welches Dokument genehmigt hat.